Kokeilimme kuuden tunnin työpäivää vuoden ensimmäisen kvartaalin ajan. Toimitusjohtajamme Noora Wuolanne jakaa kokeilun opit ja vinkkaa, mitä työaikakokeilua harkitsevan yrityksen kannattaa huomioida.

Tammikuussa 2021 Vapasta tuli työelämälaboratorio. Testasimme kuuden tunnin työaikaa kolmen kuukauden ajan. Jo alusta asti halusimme jakaa kokeilun kulkua muille. Lyhennetystä työajasta oli nähty otsikoita, nyt haluttiin konkreettisia tuloksia oikeassa työympäristössä.

“Tiesimme, että kokeilu on mahdollista toteuttaa, sillä olimme keränneet johtamisen tueksi hyvää dataa operatiivisesta toiminnasta. Kokeilu osoittaa työyhteisömme kokeilunhalun ja rohkeuden. Nykytilaa voi aina ravistella”, toimitusjohtaja Noora Wuolanne sanoo.

Selkeä johtopäätös on tämä: onnistuimme tekemään 7,5 tunnin työt kuudessa tunnissa.

“Saimme valtavasti ymmärrystä työskentelymalleista ja siitä, mikä meille on ominaista hyvässä ja pahassa. Vaikka kyseessä oli kolmen kuukauden kokeilu ja siirryimme takaisin normaaliin työaikaan, oivallukset jäävät käyttöön.”

Löysimme itsellemme sopivat tavat tehdä töitä

Vapalaiset oppivat kokeilun aikana itsestään ja siitä, millaisia työntekijöitä he ovat. Olenko aamu- vai iltaihminen, teenkö työni mieluummin pätkissä vai putkeen? Wuolanne uskoo, että jokainen on löytänyt itselleen parhaiten sopivat työskentelytavat. 

“Kun ihmiset saavat tehdä töitä parhaaksi kokemallaan tavalla, he luultavimmin ovat onnellisempia, tyytyväisempiä ja tehokkaampia. Tätä on ollut hienoa seurata sivusta.”

Kokeilu vaati työntekijöiltä sitoutumista ja arjen ongelmanratkaisua. Jotta uuteen työarkeen mukauduttaisiin oikeasti, päätettiin havaintoja työarjesta jakaa sille varatulle Slack-kanavalle. Kolmessa kuukaudessa vapalaiset jakoivat lähes 300 oivallusta.

“Oli tärkeää, että kokeilu nostaa esiin meille tai toimialallemme ominaiset ongelmakohdat. Miten huolehdimme, ettei kokeilu häiritse asiakastyötä? Miten toimimme, jos tulee kiire? Ongelmista ei haluttu tehdä mörköjä, vaan ne nostettiin esiin ja ratkottiin yhdessä. Siten opimme organisaationa, emme vain yksilöinä.”

Opimme valmistautumaan, ennakoimaan ja priorisoimaan

Kokeilu hioi resursointia ja ajankäyttöä. Alkuun pidettiin itsestäänselvänä, että tunnin palaverit lyhenevät puoleen ja puolen tunnin varttiin. Kunnes huomattiin, ettei lyhyempi ole aina parempi.

“Tärkeämpää olikin selvittää, mitä palaverilla halutaan saavuttaa ja ketä tarvitaan paikalle. Saatoimme huomata, että tunnin sijaan tarvitaankin puolitoista. Aikaa käytettiin enemmän, mutta se oli aiempaa paremmin valmisteltua ja mietittyä.”

Lyhyempään työaikaan siirtymisen sivutuotteena viestintä parani ja roolitukset selkeytyivät, sillä vapalaisten oli pysyttävä perillä siitä, mitä omalla ja kollegan työpöydällä on tai miltä seuraava työviikko näyttää.

“Tätä on varmasti tehty aiemminkin, mutta kokeilun aikana se tehtiin avoimemmin ja läpinäkyvämmin. Nyt tiedettiin, että aikaa on vähemmän, joten oli valmistauduttava ja ennakoitava aivan eri tavalla.”

Esimerkiksi roolituksesta ei ollut keskusteltu tarpeeksi. Toisen vastuista saatettiin tehdä oletuksia, jotka aiheuttivat aikaavievää hämmennystä.

“Ei oleteta, että työkaverilla on vapaata aikaa, tämä ehtii palauttaa työn tiettyyn aikaan tai tälle käy aamupalaveri. Kysytään ja kommunikoidaan, vaikka asiat tuntuisivat itsestäänselviltä.”

Vahvistimme työelämän ja vapaa-ajan tasapainoa 

Moni vapalainen käytti vapautuneet 1,5 tuntia palautumiseen. Nukuimme paremmin, liikuimme enemmän. Ajatukset tyhjenivät työasioista nopeammin kuin aiemmin. Saattoi aloittaa jotain uutta: yksi meni pitkän aikomisen jälkeen kitaratunneille, toinen neuloi ensimmäistä kertaa sitten peruskoulun. Moni kertoi alkaneensa lukea, kun ennen kirjaan tarttui vain lomalla.

Useampikin vapalainen jaksoi laittaa hyvää kiertoon. Ryhdyttiin opettamaan Aalto-yliopistossa markkinointia, jakamaan omaa osaamista eteenpäin. Autettiin lähimmäisiä, ulkoilutettiin ystävän koiraa tai käytiin toisen puolesta kaupassa.

“Kokeilu sysäsi miettimään, mihin vapaa-aikaansa haluaa käyttää ja mistä saa energiaa. Jokainen vapalainen sai 1,5 tuntia tehdäkseen itselleen merkityksellisiä asioita. Siksi uskon, että nämä muutokset jäävät päälle.”

Wuolanne uskoo, että kokeilu muutti arkeamme pysyvästi. Toisaalta vastaava kolmen kuukauden kokeilu olisi mielenkiintoista toteuttaa toimisto-olosuhteissa.

“Sekä minä että vapalaiset miettivät kokeilun aikana, miten etätyö vaikutti siihen. Olemme jättäneet auki mahdollisuuden kokeilun toistamiseen myöhemmin, kun alkaa olla selvillä, miten töitä poikkeusajan jälkeisessä maailmassa tehdäänkään.”

Vapan vinkit työaikakokeilun aloittamiseen

  1. Hanki ymmärrystä yrityksen nykytilasta. Kerää riittävästi dataa operatiivisista tunnusluvuista, jotta voit arvioida kokeilun realistisuutta.
  2. Tunnista oman toimialasi tai liiketoiminnan kokeiluun liittyvät haasteet ja kipupisteet.
  3. Luo kokeilulle pelisäännöt yhdessä henkilöstön kanssa. Valmiita ratkaisuja on turha miettiä. Mahdolliset haasteet taklataan yhteisillä toimintatavoilla.
  4. Suunnittele etukäteen, miten oivalluksia ja havaintoja kokeilun aikana jaetaan. On olennaista, että kokeilua ei havainnoida yksin, vaan opit jaetaan heti koko työyhteisön kesken.
  5. Vie kokeilua eteenpäin luovaa ongelmanratkaisua hyödyntäen. Kokeilun kulkua ei voi välttämättä ennakoida, ja siksi eteen tulevaan on mukauduttava ketterästi. Luota henkilöstöön ja siihen, että prosessi toimii.